老师、同学：

您好！感谢您对财务处工作的关心、支持、理解和厚爱。会计预约报账工作是学校今年全面深化改革内容之一，学校各级领导非常重视，会计预约报账系统开发、不断完善和顺利实施更是凝聚了您的辛劳和智慧，为财务处做好会计核算工作，乃至做好整个财务管理工作奠定了良好的基础。一年一度的财务决算工作即将开始，相关的会计核算工作也将进入倒计时阶段，现将您关心和反映的预约报账共性问题和解决措施温馨告知，不尽如人意之处敬请海涵：

一、前期预约报账效果和共性问题

2013年省财政厅出台“两年以上未使用完的资金收回统筹使用”的政策规定。去年，学校加大了经费统筹整合力度，经费使用进度明显加快，报账业务量激增，出现了排长队报账现象。老师、同学们反映报账难，学校领导也十分重视，要求尽快解决。为此，财务处开发了网上预约报账系统，期望通过预约实现有序报账，通过“机器换人”提高报账效率（而非简单增加人员）来解决报账难问题，同时与经费使用预警系统对接，防止资金被收回。今年3月份试运行、4月份全面推开以来，财务处集中和深入学院开展培训5场次、讲解20多场次，调研和收集老师、同学们反映的意见144条，完善预约报账系统100多处，方便报账，改进和完善管理10多处，解答电话、邮件咨询疑问超过8000人次，预约报账率达到82.42%，现场排长队现象有效解决，报账效率提高了27.27%（相当增加了一个报账窗口），资金安全也有了更好的保障。但是又出现预约等候时间长，老师出差或上课时间与预约报账时间冲突等新问题。据统计，财务处每星期受理的预约报账业务800笔左右，在现有人员、场地条件下可办结的业务近600笔，仍有200笔左右业务需要顺延，其中黄金校区受人员、场地限制只能安排一个预约窗口，业务办理顺延时间比校本部更长。11月至12月，整个学校每星期预约业务将超过1000笔。报账难问题依然没有根本解决，财务人员总体配置不足和老师、同学们预约报账需求矛盾更加突出。

根据省财政厅要求，财政国库支付系统在12月25日左右关闭，停止办理财政付款业务，进行年终决算。因此，我校会计报账业务将在12月25日上午停止（下午预留为付款时间），相关的预约报账安排截止时间为12月25日上午11:45（在此之后的预约报账业务将在2016年1月11日开始办理）。为力争及时办结每星期预约报账业务，财务处对预约报账安排进行适当调整。

二、财务处年前预约报账调整安排

1.增加报账窗口。财务处现有19名员工（正式职工17人，临时工2人）：处领导3人（副处长王俊懿同时办理招标办工作，处长助理周俊峰同时兼管预算等具体业务），预约报账10人（预约报账窗口4人，应急报账窗口1人，校本部稽核1人（黄金校区报账点稽核岗由应科院会计甘云兼任），付款4人），预算及一卡通业务管理、报账1人，项目管理1人，资产、基建业务管理、报账1人，收费、公积金业务管理1人，工资、税费、票据、档案业务管理1人，办公室、会计软件开发、维护、学生学籍异动等业务管理1人。

作为年终决算应急，原应急窗口调整为普通报账窗口，报账窗口从原来4个变为5个，全部预约开放到12月25日。原收费、公积金窗口每星期三、星期五安排二天时间收费，其余时间作为报账应急窗口。

2.延长报账时间。从11月23日（星期一）开始，原来每天8：05-17：00报账时间调整为8：00-17：30；星期六照常上班；上午、下午工间休息时间从原来的20分钟调整为10分钟；周二下午安排一个半小时业务理论学习时间，其余时间办理预约业务。

3.调整预约报账系统业务办理时间参数。

1单笔差旅费报账基础时间从12分钟调整为10分钟。

2科研收入提成基础时间从10分钟调整为8分钟。

3办班等创收收入分配基础时间由15分钟调整为10分钟。

4缴退租金或保证金由20分钟调整为10分钟。

5取消两笔业务间隔1分钟时间。

4.超标审签权限下放。科研项目经费中出差交通工具、住宿超标准报销可由财务处审批；运行经费中出差交通工具、住宿超标准报销，分管校领导已授权，由财务处审批。

5.预约报账涉及业务协调，请联系财务处王俊懿副处长（电话8312538）、肖思萌处长（电话8312188）。

6.预约报账系统操作、报账业务咨询、指导、软件完善，请联系财务处兰新华老师（电话8312188）。

7.请学工部支持，安排勤工俭学学生协助付款录入工作，原财务录入人员加强审核。

从2016年1月11日开始，预约报账安排恢复为原设置。同时，以校院两级财务管理全面深化改革为契机：

1.请学校支持适度增加财务人员，从根本上解决报账窗口资源紧张问题。

2.继续完善预约报账系统，使之更人性化、更好用、更方便。

3.明确和发挥各学院、部门核算员、报账员的职责和积极作用。

三、学院、部门、项目负责人配合的工作

1.请学院、部门、项目负责人和核算员对报账人员提请签批的票据完整性（如办公用品、电脑耗材发票需要提供清单）及审签权限审批人等进行初审。

2.原收费窗口已改作为报账应急窗口，请学院安排好学生学费清欠工作，尽可能通知学生采取银行批量代扣方式缴费，如确需现场缴费，请与财务处联系，安排人员、窗口、时间进行收费。

3.按中央“八项规定”以及省、校要求，不能以票据报账形式发放各种奖金。

4.不能以虚假业务票据从公用经费和项目经费中套取现金。

5.请严格按项目任务书预算在“财务项目管理系统”中录入开支范围和金额，不能根据经费使用方便随意更改。

四、报账老师、同学配合的工作

1.请您按照预约系统安排的预约时间、校区、窗口办理报账业务，如不能按时前来办理：一是提前到预约窗口按顺序预审核，届时财务人员再办理；二是委托他人代为办理；三是提前取消预约，待有空时再预约，以便取消后系统再安排新的预约业务。

2.若报账人在同一天有多个预约业务，务必在办理第一个业务（预约时间最早的业务）时将当天的其他业务同时给相应的预约窗口预审核。

3.请严格按预约报账的内容和票据报账，不要在报账时另外随意增加票据报账，以免占用别人报账时间。

4.请填写完整预约报账单和差旅费报销单，以免报账时耽误您的时间。

5.年终是报账高峰期，请尽可能错峰报账。不需结题近期不验收的国家课题和横向科研课题可在下年度办理报销业务。

6.现阶段黄金报账点只开放一个窗口预约报账，业务较多。在预约申请时请您先查询各校区已预约业务情况，选择业务较少的校区预约报账。

敬请您提出宝贵意见和建议，有您和学校的关心支持，我们可以做得更好。谢谢！

财务处

2015年11月23日