自助报账常见退单问题及解决办法

各位老师、同学：

衷心感谢大家对学校财务信息化建设工作的理解和支持！

目前学校主体已搬迁至三江校区，为解决跨校区报账服务问题，计划财务处推出了自助报账+线上审批服务，包含线下自助投递、退单，线上审批，全过程信息反馈通知，实现了财务报销流程的可视化、物流化和信息化，在大大提升报销投递效率的同时也保障了票据流转的安全性，彻底解决困扰师生多年的“报账难”。

经过一段时间的运行，财务报销系统整体运行良好，但也存在退单率高等问题。为进一步降低师生报销的退单率，提高财务工作效率，计划财务处对2021年学校自助报账退单情况进行了全面梳理与综合分析，整理了一份关于自助报账常见退单问题，根据目前财务政策，结合学校实际情况，提出对应解决办法，供全校师生在财务报销时参考。

后续我们将不断梳理工作流程，提高工作效率，同时也一如既往的做好财务服务工作！

附：自助报账常见退单问题及解决办法清单（陆续更新）

                                  计划财务处

                                2021年12月1日

自助报账常见退单问题及解决办法清单

1、退单原因：签批不符合要求

报销要点：报销票据应先由经办人、证明人签字，后经项目负责人审批同意后方可报销；差旅费可由出差人和项目负责人签批报销；项目负责人出差，报销时需学院负责人签字。

2、退单原因：平台建设经费（含战略合作经费）签批不符合要求

报销要点：平台建设经费（含战略合作经费）报销时，由平台负责人、平台所在单位共同审批；平台建设经费由经费主管职能部门认定。个人研究项目由项目负责人审批。经办人为项目负责人由学院（学部）负责人审批。

3、退单原因：发票未通过认证登记

报销要点：为加强票据风险管理，规范票据使用，所有票据在预约报账时均需通过票据查验系统进行查验登记（非增值税票据可在“其他发票”中填写），未经系统登记查验的单据不予受理。

4、退单原因：发票未及时报销

报销要点：根据票据管理实施办法，公务支出取得合法票据后，应在票据开具当年及时报销，原则上最迟不超过次年6月底。长期出国、住院等特殊情况应书面说明。

5、退单原因：未提供销售清单

报销要点：票据内容为“办公用品、图书、材料、实验试剂、印刷费、测试费”等或详见销货清单，未列明具体明细内容的，需提供加盖开票单位发票专用章的税控明细清单；网购办公用品的，可以打印订单信息作为明细清单；购买图书、办公用品、耗材、电脑配件等不论金额大小都需要附销售明细清单。

6、退单原因：未按规定对公转账、未提供付款记录

报销要点：票据不能化整为零。 对于连号发票， 视为一张发票。 支付 1000 元以上对公转账，电子发票验证后按照普通发票进行报销。 单笔消费 1000 元及以上的，需附支付凭证（对公转账除外）。业务经办人必须与销售方确认发票真实性，确保发票上加盖的发票专用章与收款单位名称一致，避免产生虚开增值税发票风险。若支付记录上收款单位与开票单位不一致，请与对方沟通更换正确发票或由对方提供二者间关系的证明材料等。

7、退单原因：合同未盖章

报销要点：一般科研项目采购合同2万以上由后勤保障部盖合同专用章，2万以下盖学院公章。

8、退单原因：纵向科研项目材料费、测试费等支出1万以上未提供合同

报销要点：根据《 江西理工大学纵向科研项目经费管理办法》 理工发〔2020〕 19号文件要求，除固定资产以外，单笔采购费用金额在 1 万元以上须项目负责人同意并签字， 并提供采购合同或协议， 经二级单位、 科学技术处审批。委托校内有关单位进行检测化验、加工等产生的费用在 1 万元及以上，须提供测试内容和单价等相关依据， 项目负责人和相关二级单位审签后，到计划财务处办理内部结算。

9、退单原因：未提供租车协议

报销要点：实习包车、或学院、部门组织集体活动需要包车的需要提供包车协议，协议中包含包车时间、人数、金额。

10、退单原因：实习费未提供保险合同、实习费老师与学生分开报销、未提供实习安排表

报销要点：按照江西理工大学关于印发《 江西理工大学实习经费管理办法（修订）》 的通知要求，报销实习费用需要提供实习审批单、包车审批单、老师差旅审批单、学生保险合同、实习日常安排表、学生包干费用、讲课酬金（按劳务酬金申报），老师与学生费用一起报销。

11、退单原因：打印纸未通过招标采购

报销要点： 2020年政府采购目录做了比较大的调整，打印纸列入了集中采购目录。

12、退单原因：未提供出差审批单

报销要点： 各单位应加强出差审批管理， 按照“先审批、后发生费用、再凭据审核报销” 的程序进行管理， 只有经批准开展公务差旅活动产生的差旅费，才可按规定予以报销。

13、退单原因：差旅费票据不全、差旅费未提供无住宿证明

报销要点：城市间交通费票据不连续、不完整或实际发生住宿而无住宿费发票的，用A4纸填写情况说明或提供有效证明由学院签署意见并盖章。

14、退单原因：未提供会议通知

报销要点：出差参加会议，报销会议费时，需要提供会议通知，里面要有收费标准及食宿是否安排等内容。

15、退单原因：未提供培训通知

报销要点：参加培训报销培训费时，需要提供培训通知，里面要有收费标准及食宿是否安排等内容。

16、退单原因：汽油费报销不符合规定

报销要点：根据《江西理工大学横向科研项目经费管理办法》理工发〔2020〕 22 号文件要求，横向科研经费中凭票据实报销汽油费， 发票抬头须为“江西理工大学”，单张发票不超过 500 元， 发票不连号。月报销额度（当月发票总额）≤1600元/项目负责人；当月发票金额大于1600时，上限报销为1600元，且多余部分不得用于其他月份。12月15日前必须完成当年汽油费报销，隔年汽油费发票不予报销，汽油费发票分月粘贴于A4纸上。

17、退单原因：线下签批劳务费未提供发放申请表

报销要点： 根据《江西理工大学劳务酬金发放管理办法（ 试行）》理工发〔2020〕 48 号文件要求，顶岗工作和加班以外的其它劳务酬金发放时需填写《劳务酬金发放申请表》 （见附件3）

18、退单原因：固定资产未建卡

报销要点：为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的，价值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等需要建固定资产卡。事业单位固定资产入账单位价值标准是：单位价值在1000元以上，专用设备单位价值在1500元以上。单位价值虽然不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类资产，应当作为固定资产核算。